العهدة وهناك محاسب متخصص عهد واستعاضة لا تستهون بالعهد وخصوصا لو شركات كبيرة ومشروعات ضخمة واكتر من شخص يحمل عهدة
المعالجة المحاسبية للعهد موضوع مهم
العهدة المؤقتة
وهي أي مبلغ يصرف للموظف بسند صرف للقيام بعمل محدد أو لشراء طلبات محددة,لمقابلة شئ طارئ والعهدة المؤقتة يتم تصفيتها عند إحضار الفواتير الرسمية ,واى مبلغ يصرف لابد من سند صرف له ويوقع عليه المستلم
قيد الحصول على عهدة
من ح العهدة المؤقتة الموظف فلان باسمه
الى ح جهة الدفع صندوق او بنك
لما الموظف يجيب الفواتير يتم اقفال العهدة بقيمة الفواتير
من مذكورين
من ح (الفواتير )
مثلا ح مصروفات ادوات كتابية
مثلا ح مصروفات محروقات
مثلا مصروفات بوفيه وهكذا
الى ح العهدة المؤقتة الموظف فلان باسمه
لو الفواتير اقل يبقى فى رصيد متبقى من العهدة سيورد الى الصندوق او البنك ولو الفواتير اكبر يبقى الموظف يستحق له الباقى
قيد فواتير اقل من العهدة
من مذكورين
ح الفواتير اسماء المصروفات
ح الخزينة او البنك
الى ح العهدة المؤقتة الموظف فلان
طيب لو الفواتير اكبر يبقى القيد كتالى
من ح الفواتير باسمائها
الى مذكورين
ح الخزينة او البنك
ح العهدة المؤقتة الموظف فلان
العهدة المستديمة او الدائمة
مبلغ يصرف للموظف لمقابلة احتياجات المنشأة طوال العام ويتم استعاضتها بتقديم مستندات الصرف
ولابد من وجود ايصال صرف للعهدة المستديمة
هي العهدة التي تصرف لبعض العاملين الذين تستوجب طبيعة عملهم وجود نقدية معهم للصرف معها على متطلبات الوظيفة وهي تظل باقية في عهدة الموظف ولا تتم تسويتها إلا عند نهاية السنة المالية أبعاد صرفها من جديد طالما أن طبيعة العمل تستلزم ذلك وتتم صرف العهد واستعاضتها وزيادتها أو تخفيضها طبقاً للإجراءات التالية :
1- عند صرف العهدة أو زيادتها:-
أ- يقدم طالب العهدة إذن صرف بالقيمة المطلوب صرفها إلى إدارة الحسابات للتحقق من ضرورة وجود عهدة طرف هذا الموظف ورفع الطلب للمدير المالى لاعتماده.
ب- تقوم إدارة الحسابات بعد اعتماد الطلب بصرف العهدة.
ج- نفس الإجراءات تتبع عند زيادة العهدة.
2- عند استعاضة العهدة:-
أ- يقوم أمين العهدة بالصرف منها على متطلبات الوظيفة باستخدام إيصال صرف مؤقت من العهدة مسلسل نموذج رقم (5) ويجب أن يوقع المستفيد باستلام المبلغ وأن يرفق مستند الصرف مع الإيصال.
ب -يقوم أمين العهدة عند بلوغ رصيد العهدة70% من قيمتها أو عند نفاذها بتحرير كشف استعاضة نموذج رقم(6) تسجل فبه المبالغ المصرفة بالتفصيل من واقع إيصالات الصرف المؤقتة ويقدم الكشف مرفقاً به المستندات إلى إدارة الحسابات .
ج- تقوم إدارة الحسابات بمراجعة الكشف والمستندات وتحليل المبالغ المنصرفة بحسب الغرض من الصرف ثم تقوم بتحرير إذن صرف نقدية.
د- تقوم الإدارة المالية بمراجعة الكشف والمستندات وإذن الصرف وترفع جميعها للمدير المالى لاعتماد الصرف.
هـ- يقوم أمين الخزينة بصرف المبلغ المطلوب والموازى لإجمالى كشف الاستعاضة ويوقع أمين العهدة على أصل إذن الصرف باستلام المبلغ.
و- يسلم كشف الاستعاضة ومرفقاته مع ملخص حركة النقدية إلى الادارة المالية لإتمام عمليات المراجعة والقيد والحفظ .
ز- تقيد المبالغ المنصرفة بموجب كشف الاستعاضة كمصروفات عادية لكى يعود رصيد العهدة إلى المبلغ الأصلى لها.
القيد
من ح العهدة المستديمة اسم الموظف
الى ح الخزينة او البنك
ولما يجيب فواتير نعمله استعاضة
يعنى جاب فواتير ب 100 ج يبقى يأخذ 100ج
القيد
من مذكورين
من ح المصروفات كذا
ح الاصول كذا
وهكذا
الى ح الصندوق او البنك
وفى اخر العام نعمل قيد اقفال لها
من ح الفواتير مصروفات او اصول وخلافه
ح الصندوق او البنك لو (لو مبلغ العهدة اكبر من قيمة الفواتير )
الى ح العدة المستديمة اسم الموظف
ح الصندوق او البنك لو (لو مبلغ العهدة اقل من قيمة الفواتير )
دى طريقة للاقفال ولابالتالى تنتهى العهدة من الدفاتر
وممكن تقفل بطريقة اخرى
من ح الفواتير مصروفات واصول وخلافه الى ح العهدة اسم الموظف
والفرق العهدة بتكون زيادة فبضعها فى الميزانية اصول متداولة ارصدة مدينة اخرى
ولو كانت العهدة نقص باعطى صاحب العهدة ما يقفل العهدة
وممكن طريقة اخرى لمعالجة العهدة المستديمة
القيد الاول عادى من ح العهدة الى الصندوق
ولما يجيب فواتير من ح الفواتير الى ح العهدة
واعمل قيد تانى بقيمة الفواتير واعطيها له
من ح العهدة الى الصندوق
وهكذا حتى اخر العام واضع قيمة العهدة فى الميزانية
او اردها للخزينة
مرفق جدول تحليل مصروفات العهدة ونموذج استعاضة
إرسال تعليق